Pertemuan 9: Dunia Usaha

Manfaat Komputer dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, komputer umumnya digunakan untuk proses administrasi keuangan, statistik kemajuan, data stok barang, prediksi untuk penjualan, bahkan hingga untuk merencanakan bisnis masa depan, dan sebagainya. Dalam hal tersebut, diperlukannya data-data perusahaan yang valid dan diinput kedalam software komputer, dikelola dalam software sehingga menghasilkan laporan yang diinginkan oleh owner/manager sebuah usaha untuk mengambil sebuah kebijakan untuk suatu usaha atau mengetahui perkembangan suatu usaha.

Evolusi Pengolahan Data

Berikut adalah tahap dalam evolusi pengolahan data sesuai dengan Kurva S, yaitu:

1) TAHAP 1: Tujuan utama tugas manusia digantikan oleh komputer adalah penghematan biaya dari berbagai sektor.

2) TAHAP 2: Perluasan aplikasi bertujuan mengalihkan SDM (Sumber Daya Manusia) ke service, quality control, operasional, analisa pengembangan system, dan sebagainya (pekerjaan yang tidak dapat digantikan dengan komputer).

3) TAHAP 3: Pengendalian dalam pembelian dan penjualan.

4) TAHAP 4: Menganalisa data-data yang sudah di input untuk memprediksi penjualan kedepannya.

Contoh profesi yang tergantikan oleh teknologi, yaitu:

a. Agen Penjualan. Pada dasarnya, agen penjualan sangatlah penting untuk mempromosikan suatu barang atau jasa, tetapi dalam era sekarang agen, penjualan tergantikan dengan adanya e-commerce.

b. Kasir. Di negara-negara maju kasir mulai tergantikan dengan teknologi, pelanggan dapat langsung menscan barcode yang tertera dalam produk yang terhubung dengan alat pembayaran digital. Struk pembayaran digunakan untuk pemeriksaan barang saat pelanggan meninggalkan area perbelanjaan.

c. Teller. Peranan teller sedikit tergantikan dengan mesin ATM (Anjungan Tunai Mandiri) dalam melakukan beberapa jenis transaksi, seperti transfer, setor tunai, melakukan validasi, dan sebagainya.

d. Operator Telepon. Pekerjaan operator telepon sedikit digantikan dengan mesin penjawab otomatis dalam menjawab beberapa pertanyaan dengan memberikan panduan tentang hal-hal yang sering ditanyakan pelanggan atau customer.

e. Tukang pos. Surat berbentuk fisik mulai digantikan dengan e-mail (electronic mail). Sedangkan untuk perihal surat yang tidak dapat diketik dapat menduplikasi kan dengan cara discan.

f. Administrasi. Profesi di bidang administrasi paling banyak perubahan yang signifikan dengan adanya perkembangan teknologi, dari mulai pendaftaran, proses validasi, pencatatan, pembukuan, pelaporan, penyimpanan dan segala bentuk informasi dapat diproses komputer.

Dasar-Dasar Database

Bagian utama dari sejarah komputasi, database telah difokuskan tentang menangkap, menyimpan, mengelola, menanyakan, dan menganalisis data terstruktur. Bagian berikut menjelaskan arti data dan spreadsheet, yaitu:

a. Data

Data dapat mengambil banyak bentuk, termasuk angka, teks, gambar, hyperlink, dan suara. Data dapat tentang subjek apa saja atau sekitar lebih dari satu subjek.

b. Spreadsheet

Spreadsheet meliliki beberapa contoh umum, seperti Microsoft Excel, LibreOffice Calc, dan Google Sheets. Spreadsheet digunakan sebagai titik awal untuk menggambarkan basis data.

Proses pengolahan data dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu:

a. Origination: Proses pengumpulan data.

b. Input: Memasukan data ke sistem komputer melalui media input (perangkat keras).

c. Processing: Proses seperti klasifikasi data pengurutan, pengendalian, atau pencarian data di lakukan pada proses ini.

d. Output: Hasil proses pengolahan suatu data yang berisikan informasi sesuai dengan data yang sudah di inputkan.

e. Distribution: Proses memberikan hasil output kepada yang membutuhkan suatu informasi.

f. Storage: Hasil akan disimpan ke dalam media penyimpanan atau storage device untuk memudahkan proses pencarian apabila di kemudian hari akan digunakan kembali.

Contoh-contoh metode pemrosesan data, yaitu:

a. Pemrosesan Data dengan Metode Manual. Pada prosesnya masih menggunakan tangan dan beberapa alat bantu untuk mengolah data.

b. Pemrosesan Data dengan Metode Electromechannical. Data-data diproses menggunakan kemampuan manusia dan digabung dengan kemampuan mesin.

c. Pemrosesan Data dengan Metode Punched Card Equipment. Data-data diproses dengan menggunakan semua peralatan yang disebut sistem warkat unit.

d. Pemrosesan Data dengan Metode Electronic Komputer. Keakuratan informasi dari hasi proses data dengan metode ini sangat tinggi serta hanya memerlukan waktu yang begitu singkat karena pada prosesnya sudah menggunakan teknologi komputer.

e. Pemrosesan Data dengan Metode Network Office. Pada prosesnya, jaringan komputer perkantoran digunakan untuk pengolahan data-data. Hal ini disebabkan karena diproses secara online baik dalam pembuatan transaksi maupun laporan.

Sistem Manajemen Basisdata (Database Management System/DBMS)

DBMS adalah software khusus yang berguna untuk mengolah data yang diinginkan di dalam basis data atau database. DBMS dan database merupakan pembentuk suatu sistem basis data. Sistem basis data akan terbentuk apabila adanya interaksi dan saling terhubung antara DBMS dengan database.

Berikut ini merupakan beberapa tujuan dari pemanfaatan DBMS pada jaringan komputer perusahaan berdasakan fungsinya sesuai dengan pengertian DBMS, yaitu:

a. Memelihara dan mengelola data secara konsisten.

b. Untuk mengganti tempat penyimpanan fisik, seperti pembukuan di media buku besar menjadi ke dalam media elektronik.

c. Untuk memperoleh data yang sama dan memperoleh lebih banyak informasi.

d. Agar basis data dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa pengguna.

e. Cepatnya proses pengolahan data.

f. Tidak perlu menggunakan ruang yang besar untuk menyimpan data.

g. Keamanan data sangat terjaga.

h. Meminimalisir terjadinya perubahan data dan mengawasi adanya pembaharuan data.

i. Menghindarai dan mencegah terjadinya inkonsisten serta duplikasi data.

j. Bertanggung jawab untuk mengolah data yang besar.

k. Mendukung bahasa quary.

l. Pengawasan backup database dan pemulihan dari kesalahan.

Software DBMS yang sering digunakan untuk mengelola database perusahaan jenis-jenisnya, yaitu:

a. MySQL

b. Oracle

c. Microsoft SQL Server

d. Firebird

Pada umumnya sistem manajemen pengelolaan data memiliki beberapa fungsional yang menjadi komponennya, yaitu:

a.) File Manager

Dalam komponen ini, digunakan untuk representasi suatu informasi yang tersimpan di dalam media penyimpanan elektronik.

b.) Database Manager

Di dalam komponen ini, menyediakan sarana untuk antarmuka data low level yang terdapat pada program aplikasi database.

c.) Query Processor

Digunakan untuk menerjemahkan query yang diinput agar dapat dimengerti oleh database manager.

d.) DML Precompiler

Perlakuan konversi perintah DML biasanya ditambahkan ke dalam program aplikasi dalam bahasa utama prosedur normal.

e.) DDL Compiler

Digunakan untuk mengkonversikan perintah DDL di dalam tabel yang berisikan data utama.

Kekurangan DBMS, yaitu:

a.) Ukurannya cukup besar, karena DBMS sangat kompleks.

b.) Pada penggunaannya dinilai cukup kompleks.

c.) Biaya bergantung pada fungsi yang disediakan dan lingkungan tempat penggunaannya.

d.) Hardwarenya memiliki biaya tambahan.

e.) Bagi pengguna DBMS yang baru, akan dikenakan biaya konversi.

f.) Performa kinerja akan menurun seiring berjalannya waktu.

g.) Kemungkinan mengalami kegagalan yang besar, karena penurunan performa seiring berjalannya waktu.

Data Menguntungkan Bisnis

Manfaat yang didapat dari penggunaan basis data dalam sebuah bisnis, yaitu:

a. Memberikan pemahaman yang solid tentang pelanggan

Bisnis kecil dapat secara efektif bersaing dengan perusahaan besar dengan menargetkan pasar. Data membantu bisnis memahami pelanggan lebih baik dan mengidentifikasi pasar ini lebih akurat, dengan menyimpan, menyortir, dan memfilter data tentang pelanggan. Usaha kecil ditempatkan dengan baik untuk membangun hubungan pribadi bersama pelanggan dan pemasok. Penggunaan data secara efisien dapat menambah ekstra bobot untuk keuntungan ini. Mempertahankan hubungan yang erat dengan pelanggan, tidak hanya membantu bisnis tersebut dalam mempertahankan pelanggan, tetapi juga dapat membantu profil pelanggan untuk pemasaran kedepan.

b. Mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang penjualan

Dengan mengumpulkan dan menempatkan sebanyak mungkin informasi tentang produk dan pelanggan untuk menjadi basis data, pengusaha dapat melihat produk mana yang diminati, dan pelanggan kembali untuk pesanan berulang, barang mana yang tidak laku dengan baik, dan sebagainya. Fungsi-fungsi ini sangat memakan waktu bila dilakukan secara manual. 

Contoh: Mengetahui 10 pelanggan teratas yang dapat dilihat secara langsung. Pengusaha dapat membuat penawaran khusus hanya untuk orang-orang / pembisnis lain atau mungkin membuat skema imbalan untuk pelanggan setia ini.

c. Kontrol stok yang efisien

Dengan hanya melihat sekilas ke basis data, pengusaha dapat melihat stok barang dan dari mana memesan persediaan selanjutnya. Basis data juga dapat memperingatkan saat persediaan hampir habis sehingga pelaku usaha dapat memesan lebih banyak sebelum kehabisan barang-barang penting.

d. Menanggapi perubahan

Database yang terorganisasi dengan baik dapat membantu bisnis merespon perubahan dan membuat keputusan. Jika data yang mencakup banyak operasi bisnis tersedia melalui tautan tabel dalam database, manajer dapat memperoleh pemahaman holistik tentang arus keadaan bisnis sebelum membuat keputusan. Hal ini sangat berkaitan dengan usaha kecil, yang seringkali dapat merespon lebih fleksibel untuk berubah daripada bisnis yang lebih besar. Ini sering disebabkan oleh kurangnya hierarki dalam usaha kecil.

e. Analisis data

Kemampuan query dan pelaporan dari database menjadikannya sangat berharga. Sumber daya yang mampu untuk menganalisis data dan memprediksi tren di masa depan, karena mereka dapat menarik data secara bersamaan. Sebagai contoh, sebuah laporan dapat menunjukkan bahwa penjualan produk tertentu meningkat setelah e-mail promosi, sementara penjualan produk lain meningkat setelah promosi di toko.

f. Meningkatkan keamanan data

Kontrol dan otorisasi keamanan dapat diimplementasikan dalam database dengan memindahkan data sensitif ke dalam tabel terpisah dengan kontrol otorisasi sendiri. Ketika pengguna database masuk, mereka hanya akan dapat mengakses data yang mereka diizinkan untuk melihat.

Contoh: Mungkin terdapat pembatasan pada bidang tersebut sebagai gaji karyawan, yang hanya dapat dilihat oleh mereka yang berhubungan langsung dengan daftar gaji.

Suatu Usaha Tidak Menggunakan Database

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membantu pengusaha memahami mengapa pengusaha belum mengambil keuntungan dari data yang mereka punya, dan juga mendorong pengusaha menjauh dari keraguan yang mungkin dimiliki, yaitu:

a. Terlalu mahal

Banyak usaha kecil memiliki anggaran kecil dan menganggap database terlalu mahal. Mereka percaya bahwa mereka harus membayar ahli untuk membuat database. Namun perangkat lunak itu sendiri tidak mahal dan versi open-source juga tersedia. 

Contoh: Microsoft Access mungkin sudah tersedia di versi Microsoft Office yang mereka gunakan, dan beberapa suite perangkat lunak open-source memiliki database paket yang tersedia, seperti OpenOffice dan LibreOffice. Kekhawatiran juga dapat muncul bahwa perangkat keras baru dan mahal diperlukan. Terdapat banyak pilihan, yang paling penting adalah database yang disimpan di cloud/storage, yang membutuhkan investasi minimal dan pemeliharaan perangkat keras.

b. Terlalu mengganggu

Jika sebuah perusahaan berjalan dengan lancar mungkin terdapat kekhawatiran bahwa implementasi sebuah database akan mengganggu status dan menyebabkan kejatuhan dalam bisnis. Mungkin khawatir bahwa suatu periode waktu akan muncul masalah saat menerima pesanan. Pindah fisik ke database ke metode penyimpanan elektronik tidak sesulit yang pengusaha pikirkan. 

Contoh: Umumnya terdapat metode cepat untuk mentransfer data antara database dan spreadsheet dan sebagian besar data dapat dengan cepat dimanipulasi ke titik dimana ia dapat disajikan pada file spreadsheet. Sebuah cara yang masuk akal untuk memulai adalah memilih area bisnis pengusaha untuk ditempatkan ke database, sehingga setiap orang bisa mendapatkan dan digunakan untuk sifat teknologi baru. 

c. Akan terlalu banyak waktu

Seperti dalam semua aspek kehidupan, hanya anda yang dapat menjawab pertanyaan berulang, "Seberapa buruk pikiran anda sebelum melakukan sebuah perubahan?" Jika pengusaha menggunakan file kertas dan berlari di sekitar kantor dengan panik setiap kali pelanggan menghubungi, mencari file, masuk akal untuk meningkatkan efisiensi, pengusaha perlu menginvestasikan waktu untuk belajar tentang database, tetapi ini pada akhirnya lebih efisien daripada waktu jika terus bekerja dengan sistem yang kedaluarsa. Pengusaha dapat mengimplementasikan database dalam langkah-langkah kecil, seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya seperti manfaat basis data dan pentingnya data untuk bisnis kecil. Keputusan bermuara pada keseimbangan antara investasi dan imbalan, dan terserah bisnis individu untuk memutuskan di mana ia berada pada spektrum.

d. Terlalu sulit untuk belajar dan melaksanakan

Mungkin sulit untuk mempelajari tentang basis data ketika pengusaha belum pernah menggunakan sebelumnya. Tapi, jika sudah menggunakan pengolah kata dan spreadsheet, langkah tersebut untuk menggunakan database tidak sesulit yang dikira.

e. Terlalu rendah pada daftar prioritas

Menjalankan bisnis kecil memang sangat berat, dengan jam kerja yang panjang dan sedikit waktu untuk tetap terorganisir. Pengusaha mungkin memiliki daftar panjang hal-hal yang ingin disortir, sebelum mencoba fokus pada data, untuk meningkatkan fungsi bisnis, pengusaha mungkin cenderung untuk fokus pada prioritas yang lebih tinggi, seperti mengambil langkah untuk meningkatkan manajemen kantor, menyimpan catatan, dan menyimpan produk dan persediaan barang. Hanya dengan hal seperti itu akan merasa dapat melihat data perusahaan. Namun jika pengusaha memulai dengan database, kemungkinan besar yang bagian lainnya dari bisnis akan membutuhkan organisasi yang cermat untuk proses bekerja secara efektif. Ini karena data sering menjangkau semua area bisnis seperti pelanggan, penjualan, dan inventaris.

Tweet